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Titre du poste : Administrateur(-trice) d’immeubles / Property Administrator
Rapports au : Directeur Régional de l’Est du Canada
Département : Gestion immobilière
Exigences minimales :
• Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires ou en secrétariat;
• 2-3 ans d’expérience dans un bureau ou en administration (ou l’équivalent);
• Capacité à privilégier la charge de travail et à faire plusieurs tâches simultanément;
• Orienté vers le service à la clientèle et les solutions.
• Excellentes compétences de communication orale et écrite (français et anglais)
• Bonne capacité à communiquer efficacement avec des personnes provenant de tous les niveaux de la hiérarchie à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise;
• Maîtrise de MS Word, PowerPoint, Excel, Outlook et Yardi.
• Bonne capacité à travailler seul(e) ou en équipe.
• Bon sens de l’organisation et du détail.
• Une expérience préalable dans le domaine de l’immobilier commercial est un atout.
Responsabilités générales du poste :
L’administrateur(-trice) d’immeubles doit offrir un soutien administratif aux membres d’un département précis ou d’une équipe de projet. Le (la) titulaire du poste relève principalement du Directeur régional de l’Est du Canada, mais également du Directeur senior des opérations et de la Vice-présidente des opérations – Gestion des centres commerciaux. Ses tâches comprennent le travail administratif général et le travail par projet. Les tâches et responsabilités du titulaire de ce poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :
• Participer à la collecte et à la saisie de données de différents projets;
• Envoyer le rapport de vente des locataires de la Place Bourrassa au bureau central;
• Apporter son aide pour toutes les requêtes de fournisseurs pour Yardi;
• Aider à la création de bons de commande;
• Bonne capacité de communiquer efficacement et en temps opportun avec les locataires, collègues, fournisseurs et consultants. Répondre parfois à des demandes d’informations vagues ou imprécises;
• Prendre les appels de répartition des locataires lorsque le directeur régional est sur la route ou à l’extérieur;
• Registre des appels – enregistrer tous les appels entrants pour chacune des propriétés dans le registre des appels, assurer un suivi adéquat des problèmes et veiller à ce que la base de données soit à jour et exacte;
• Collaborer avec la comptabilité. S’assurer que les factures de tous les fournisseurs sont exactes et reçues dans les délais prescrits;
• Suivre, classer et regrouper les factures et documents;
• Visiter, si requis, des propriétés lorsque le directeur régional est sur la route ou à l’extérieur;
• Veiller à ce que les Attestations de possession et les locaux vacants soient signalés comme il se doit;
• Procéder à des ajustements de contrats, le cas échéant;
• Maintenir et mettre à jour les informations relatives aux locataires et fournisseurs.
• Conserver et tenir à jour toutes les informations de gestion immobilière dans la base de données, notamment :
• Adresse des sites;
• Informations sur les contrats;
• Informations sur les contractants;
• Changements de superviseur de site;
• Informations sur les compteurs;
• Validité du certificat d’assurance
• Registre des appels.
• Recueillir et soumettre les rapports d’opérations mensuels;
• Assurer une bonne gestion administrative générale, incluant des tâche reliées à la réception, le maintien des fournitures, l’archivage de divers documents et les dépôts bancaires.
• Effectuer d’autres tâches diverses, telles qu’envoyer les avis aux locataires, répondre aux demandes de différents départements internes, effectuer des préparatifs de voyage, etc.;
• Être le point de contacts pour l’assistance aux clients et locataires de Place Bourassa.
• Répondre aux appels et diriger les questions / demandes vers les personnes appropriées.
• Assister l’équipe de l’Est dans d’autres tâches si nécessaire.
• Les exigences reliées à ce poste peuvent changer de temps à autre. Il faut donc comprendre que les tâches et les priorités risquent de changer également.
Attentes :
La personne recherchée doit être polyvalente. Être capable de s’adapter aux demandes changeantes et qui véhicule les valeurs de la Fiducie, soit le respect, l’esprit d’entreprise, la responsabilité et le travail d’équipe.
Valeurs :
L’administrateur(-trice) d’immeublesdoit se conduire de façon respectueuseet éthique en représentant les intérêts de la Fiducie. Il (elle) doit démontrer un esprit d’entrepriseet agir comme un (une) propriétaire en effectuant les tâches quotidiennes et en faisant preuve de créativité et de débrouillardise pour atteindre les résultats souhaités. Il (elle) doit assumer la responsabilitéde ses décisions, avoir l’esprit d’équipe et travailler efficacement avec ses collègues et les associés pour ce qui concerne les commentaires, le partage d’idées et l’atteinte d’objectifs communs.
Nous souscrivons au principe d’égalité des chances et nous engageons à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible à tous. Si vous êtes contacté(e) pour une offre d’emploi, veuillez nous aviser de vos besoins d’accommodements.
English Version Below:
Job Title: Property Administrator
Reports To: Regional Director, Eastern Canada
Department: Property Management
Minimum Requirements:
• College or High School Diploma in a business or secretarial course;
• 2-3 years office/clerical experience or equivalent;
• Must excel in ability to prioritize workload and be able to multi-task;
• Excellent oral and written communication skills and must possess the ability to effectively communicate across all levels of management within the company as well as outside the organization;
• Proficient in MS Word, Power Point and Excel;
• Must be able to work in a team or individually.
General Job Duties:
The Property Administrator will provide administrative and secretarial support to a group of people within a specified department or project team. Duties include general clerical, and project-based work. Accountable primarily to the Regional Director, Eastern Canada but will also be accountable to the Senior Director Operations and the Vice President Operations – Shopping Centres Management. The duties and responsibilities for this area include but are not limited to:
• Tracking, filing sorting, and matching of invoices;
• Take dispatch calls from tenants when Regional Director is on the road and out of town;
• Visit properties if required when Regional Director is on the road or out of town;
• Ensure AOP and Vacancy are reported as required;
• Assist in collection and entry of sales data from tenants;
• Assist in purchase order creation;
• Assist in all vendor requests for Yardi;
• Frequent contact with other departments and outside parties such as tenants, vendors and consultants. Sometimes required to deal with unclear or imprecise requests for information;
• Ensure accurate and timely invoices are received from all vendors;
• Deal with accounting on any billing issues;
• Complete Contract adjustments where required;
• Maintain all Property Management filing;
• Ensure that the files are correctly labeled;
• Call Log – record all incoming calls for each of the properties and ensure adequate follow-up on the issues and ensure that the database is up-to-date and accurate;
• Assist tenants with all queries in a timely fashion;
• Maintain all information for the property management in the database. This includes:
• Site Addresses;
• Contract Information;
• Contractor Information;
• Site Supervisor Changes;
• Meter Information;
• Call Log.
• Responsible for the collection and submission of monthly Operations Reports;
• Responsible to complete bank deposits for Place Bourassa rent;
• Responsible to send sales report for Place Bourassa tenants to HO;
• Other miscellaneous tasks such as Notices to Tenants, queries from different departments internally, travel arrangements etc.;
• Expectations can change from time to time and as such it is understood that these duties and their priority may also change.
Expectations:Multi-tasker who can adjust to changing demands and maintain the Trusts
Values
of Respect, Entrepreneurialism, Accountability and Teamwork.
Values
The Associate shall conduct him/herself in arespectful and ethical manner in representing the Trust’s interests. The Associate shall demonstrate entrepreneurialism and behave like an “owner: in carrying out daily tasks and responsibilities; demonstrating creativity and resourcefulness in achieving desired results. The Associate must take accountability for decisions made and the Associate is expected to be a team player and work effectively with colleagues and associates in terms of input, sharing of ideas and working to achieve common goals.
We are an equal opportunity employer committed to an inclusive and accessible recruitment and selection process. If you are contacted about an employment opportunity, please advise if you require accommodation.
